Dobre planowanie pracy jest podstawą sukcesu

orgazniacja pracy

Gdyby ktoś mi kiedyś powiedział, że w przyszłości będę rozpisywać swój dzień na minuty w kalendarzu, to najprawdopodobniej bym go wyśmiała. Jeszcze jakieś 10 lat temu ja i harmonia bardzo się nie lubiłyśmy, byłam takim dzieckiem chaosu. Wszędzie było mnie  pełno, a większość rzeczy robiłam spontanicznie. Jak to zazwyczaj jest, człowiek z wiekiem mądrzeje. Czasy się zmieniły, urodziły się dzieci i nastała totalna rewolucja. Teraz jest zupełnie inaczej. Planuję wszystko, co się da. Można by mnie nazwać chodzącym planerem.

Konsekwentna organizacja ułatwia życie

Jako przedsiębiorca, nie wyobrażam sobie działania „na żywioł”. Kiedy trzeba połączyć ze sobą kilka ról – matki, managera, studentki, do tego wygospodarować choć parę godzin dla siebie i męża, zarządzanie czasem staje się obowiązkowe. Zaczęłam od prostego narzędzia, czyli kalendarza. Lubię kalendarze książkowe, w których jest sporo miejsca na notatki. Kiedy pracowałam jako przedstawiciel, musiałam prowadzić obowiązkowe zapiski ze spotkań z klientami, i jakoś mi weszło to w krew. Do dziś uważam to za przydatną czynność. W takim notesie możecie zapisywać przede wszystkim listę zadań na dany dzień, terminy spotkań, ramy czasowe wydarzeń, telefony, ważne uwagi, dosłownie wszystko. Nie wyobrażam sobie życia bez tego. Co to daje? Uwalnia nas od konieczności pamiętania o wszystkim. Dało mi to bardzo dużo luzu i wewnętrznego spokoju.

 

calendar

Co warto organizować?

Prowadząc biznes, trzeba trzymać się terminów. Płacenie rachunków i podatków, terminy wysyłek, zakresy czasowe umów, budżety itd. Dobrze również planować swoją pracę na co dzień, tak, aby nie tracić czasu na zbędne czynności (słynna japońska muda). Po założeniu bloga, doszło mi jeszcze więcej obowiązków i rzeczy do zrobienia na teraz, i przysięgam, że gdybym nie rozbiła tego wszystkiego na mniejsze moduły przypisane do konkretnych dni, to chyba bym oszalała. Mój harmonogram prac mówi, że w poniedziałek nie wysyłam paczek, bo poczta jest otwarta tylko do 15, więc ciężko byłoby mi zdążyć z resztą obowiązków. We wtorki i czwartki nie biorę obciążających zadań, bo wiem, że muszę skończyć wcześniej i jechać z dziećmi na trening. Dzięki organizacji pracy mogę wygospodarować czas na zrobienie zakupów, kiedy chłopaki są w szkole. Wstaję rano i automatycznie wykonuję szereg czynności, które miałam zaplanowane, bez tracenia czasu na myślenie „co powinnam teraz robić”. Harmonogram będzie dla ciebie dobrze działał, gdy dostosujesz go do swoich potrzeb. Zapisuj sobie powiadomienia, używaj narzędzi dostępnych w sieci, twórz tabele, korzystaj z kalendarza, możliwości jest mnóstwo. Ważne, aby tobie to pasowało.

Prosto i przyjemnie

Domowo-firmowy budżet jest znacznie łatwiejszy do opanowania ze zwykłym arkuszem excel. Wystarczy spisać wszystkie przychody i koszty, i za pomocą kilku prostych formuł dostaniemy piękne podsumowanie każdego tygodnia i miesiąca. Wiemy, czy możemy poszaleć, czy trzeba już zacisnąć pasa. Cyfry nie kłamią 🙂 Excel jest także niezastąpiony, kiedy prowadzimy sprzedaż za granicę, do liczenia wrażliwości cen na zmiany kursów walut, ale o tym innym razem.

Mamy z moją drugą połówką swój coroczny rytuał noworoczny dotyczący planowania. Tak, wiem, że wszyscy robią postanowienia noworoczne. My za to robimy plany na cały rok. Spisujemy je sobie w oddzielnych kategoriach, takich jak dom, dzieci, zdrowie, firma, rozwój itd. Pierwszego dnia nowego roku siadamy i wykreślamy ze starej listy to, co udało się wykonać. Wbrew pozorom, skreślamy bardzo dużo 🙂 Mając założone z góry plany, podświadomie dążymy do ich realizacji. Jeśli coś się nie udało, a wciąż nam na tym zależy, trafia na nową listę. I tak do skutku. To bardzo motywujące i daje wewnętrzne poczucie, że nie spędziliśmy swojego cennego czasu na niczym. Podbudowuje także wiarę w siebie – jestem w stanie wykonać to, co zaplanuję. O ile nie są to zbyt dzikie plany, typu – w tym roku wejdę na Mount Everest bez tlenu 🙂

 

rybki

Z dobrymi narzędziami planowanie jest łatwiejsze

Brałam ostatnio udział w webinarze Uli Phelep, i znalazłam tam świetne narzędzie do planowania pracy – kalendarz postów na blog. Do tej pory wyznaczałam sobie jeden dzień w tygodniu, zapisywałam, że tego dnia napiszę i opublikuję nowy wpis. Ula podsunęła mi genialny sposób na organizację pracy na blogu – spisujemy w kalendarzu planowane posty, piszemy je hurtem na dany miesiąc (mniej więcej w ciągu 2-3 dni), potem tylko planujemy w platformie, na której pracujemy publikację, i voila! Takie proste, a tak dobre! Nie wiem, dlaczego nie przyszło mi to do głowy wcześniej. Dzięki temu oszczędzam czas, bo hurtem pisze się szybciej, niż pojedynczo. Łatwiej mi też zorganizować dzienny harmonogram.

Internet jest skarbnicą dobrych narzędzi i pomysłów, ułatwiających planowanie i organizację pracy. Działanie wg harmonogramu nie jest specjalnie skomplikowane ani trudne, na początku może być trochę irytujące, zanim wejdziemy we właściwe tryby. Nie warto jednak z tego rezygnować. Nie pozwól dobie się rozjechać, a czasowi uciekać przez palce, szkoda na to życia.

 

 

 

 

Share

2 Comments

  1. Z chęcią poczytalabym więcej o Twoich metodach organizacji 🙂 Sama jestem na etapie „nie ogarniam co się dzieje” ;D

Dodaj komentarz

Your email address will not be published.

*

CommentLuv badge

© 2017 Orzechovva

www.kizzo.euUp ↑